INTRODUCCIÓN
En cumplimiento con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue, la Asociación Bancaria y de Entidades Financieras de Colombia ASOBANCARIA, ubicada en la Carrera 9 No, 74-08 Piso 9 de la ciudad de Bogotá, con número telefónico 3266600 y página web www.asobancaria.com, correo electrónico datospersonales@asobancaria.com, adopta este manual interno de políticas y procedimientos para el tratamiento de los datos personales.
I. DEFINICIONES
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable, que es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales, el cual comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento;
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos;
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
II. PRINCIPIOS
Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por ASOBANCARIA en el tratamiento de datos personales:
- Legalidad: El Tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las disposiciones que la desarrollen;
- Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
- Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
- Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
- Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
- Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley;
- Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.
III. DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a ASOBANCARIA, en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- Ser informado por el Responsable o Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, según lo indicado en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Al solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
IV. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMACIONES
1. Área responsable de la atención de consultas y reclamos
La dependencia responsable de la atención de consultas, peticiones, y reclamos ante la cual el Titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato o rectificar la Autorización en los términos de Ley, será la Vicepresidencia Jurídica de Asobancaria ubicada en la ciudad de Bogotá en la Carrera 9 No. 74 08 piso 9, teléfono 3266600.
2.Consultas
El titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, por medio escrito adjuntado, adicionalmente, los siguientes documentos:
TIPO DE SOLICITANTE | REQUERIMIENTO | |
| Titular | Fotocopia de su documento de identificación (cédula de ciudadanía o cédula de extranjería) | |
| Tercero/Apoderado |
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| Tercero por Titular fallecido | El Cónyuge o compañero (a) permanente |
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| Los Hijos |
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| Otros Familiares |
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La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
3. Reclamaciones
El titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo escrito ante ASOBANCARIA.
Procedimiento
El reclamo deberá formularse mediante solicitud escrita con la identificación y nombres del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, los datos de contacto (dirección de correspondencia y teléfono contacto), y acompañando los documentos que soportan la solicitud. Éstos documentos deberán radicarse en la carrera 9 # 74-08 piso 9.
En caso en que la solicitud resulte incompleta, se requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para subsanar las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que ASOBANCARIA no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto.
ASOBANCARIA tendrá un plazo máximo para atender el reclamo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
V. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LAS BASES DE DATOS
Los datos personales de los Titulares serán sometidos a los siguientes tratamientos: recolección, almacenamiento, uso, circulación y administración.
| BASE DE DATOS | DESCRIPCIÓN | FINALIDAD |
| RECURSOS HUMANOS | Es base que contiene la información de los funcionarios y exfuncionarios de ASOBANCARIA. | El tratamiento de datos personales de los funcionarios y exfuncionarios estará enmarcado en la relación laboral, y cuyo objetivo será garantizar los derechos y deberes de los funcionarios y exfuncionarios de Asobancaria de acuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo, respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012. Los datos personales serán utilizados para:
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| PROVEEDORES | Es base que contiene la información de los proveedores de ASOBANCARIA. |
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| ASISTENTES Y PATROCINADORES DE EVENTOS Y CAPACITACIONES | Es base que contiene la información de los patrocinadores y asistentes a eventos y capacitaciones de ASOBANCARIA. | Conocer los patrocinadores y asistentes a eventos y capacitaciones programadas por ASOBANCARIA y realizar actividades de vinculación y apoyo para estos eventos. Por lo cual, los datos personales podrán ser empleados para:
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| MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA Y ASISTENTES DE COMITÉS | Es base que contiene la información de los miembros la Asamblea General y Junta Directiva de ASOBANCARIA, así como la de los funcionarios que participan en los comités técnicos organizados por ASOBANCARIA. |
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VI. VIGENCIA
El presente manual rige a partir del veintiséis (26) de julio de 2013, y estará vigente en tanto Asobancaria ejerza las mismas funciones que realiza actualmente.
Las bases de datos mencionadas se encontrarán vigentes en tanto Asobancaria realice las actividades para las cuales fue constituida y que efectúa actualmente.
VII. MODIFICACIONES Y/O ACTUALIZACIONES
Cualquier cambio sustancial referido a la identificación del Responsable o finalidad del Tratamiento que afecten el contenido de la autorización será comunicado de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto. Si el cambio está relacionado con la finalidad del tratamiento, se solicitará una nueva autorización.
Formato de Autorización Eventos y Capacitaciones
Aviso de Privacidad
Formato de Autorización de Proveedores
AFIRMACIÓN DEL USUARIO
En mi calidad de titular de información, actuando libre y voluntariamente, autorizo de manera previa y expresa a Asobancaria, ubicada en la Carrera 9 No, 74-08 Piso 90 en la ciudad de Bogotá, teléfono 326 66 00 y página web www.asobancaria.com y a cualquier cesionario o beneficiario presente o futuro de sus obligaciones y derechos, para que directamente o a través de terceros realice el tratamiento a mi información personal, el cual consiste en recolectar, almacenar, usar, circular, registrar, administrar, procesar, confirmar, suprimir y actualizar mi información de carácter personal que le he suministrado, o que sobre mi recoja. Lo anterior con el fin de:
- i) Ser contactado por cualquier medio de comunicación para participar como asistente, conferencista o patrocinador en eventos y/o capacitaciones que organice ASOBANCARIA.
- (ii) Realizar el cobro de las ‘obligaciones adeudadas a ASOBANCARIA.
- (iii) Remitirme publicidad y publicaciones relacionadas con las actividades que desarrolla Asobancaria.
- (iv) Realizar estudios de asistencia, estadísticas y encuestas, enmarcadas dentro del objeto del gremio.
He sido informado que las políticas para el tratamiento de mi información personal y el aviso de privacidad, así como el procedimiento para elevar cualquier solicitud, petición, queja o reclamo, podrán ser consultados a través de la página web www.asobanciaria.com, y de manera expresa manifiesto que conozco, entiendo y he sido informado que mis derechos como titular de los datos personales suministrados son los siguientes:
- i) Conocer, actualizar y rectificar mis datos personales.
- ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada
- iii) Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a mis datos personales
- iv) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de mi(s) dato(s) en los casos en que sea procedente
- vi) Acceder en forma gratuita a los mismos.